Zatrudnienie pracowników z Ukrainy w 3 krokach:

Pracownicy z Ukrainy, czy szerzej – ze wschodu, są doceniani przez pracodawców ze względu na wysoką motywację do pracy, elastyczność czy gotowość do pracy w systemie 3-zmianowym. W wielu firmach pracownicy zza wschodniej granicy stanowią istotny odsetek zespołu i ich obecność jest niezbędna do utrzymania ciągłości produkcji. Jakie kroki należy podjąć, aby w pełni legalnie zrekrutować i zatrudnić pracowników z Ukrainy? O czym musi pamiętać pracodawca? Dowiecie się z naszego krótkiego kompendium.

Rekrutacja pracowników ze wschodu

Pozyskanie pracowników zza wschodniej granicy możemy zlecić wyspecjalizowanej agencji pracy lub zająć się nim sami. Jeśli podjęliśmy decyzję o samodzielnej rekrutacji i zatrudnieniu pracowników, to przed przystąpieniem do działania musimy ustalić kilka spraw. Przede wszystkim należy określić z jakiego źródła chcemy pozyskać kandydatów do pracy. Pracowników z Ukrainy możemy bowiem poszukiwać zarówno w Polsce, jak i w ich ojczyźnie. Decydując się na rekrutację pracownika przebywającego już w Polsce konieczna jest weryfikacja statusu kandydata. A więc musimy ustalić na jakiej podstawie kandydat przebywa w Polsce (np. wiza, karta pobytu, Karta Polaka), czy ma prawo podjąć zatrudnienie, a jeśli tak, to na jak długo? Rekrutując pracowników bezpośrednio na Ukrainie musimy wziąć pod uwagę, że czas oczekiwania na przyjazd kandydata do Polski to min. 4/6 tygodni.

Przygotowanie do zatrudnienia

Dzięki uproszczonej procedurze legalizacji zatrudnienia, którą objęci są obywatele 6 państw byłego bloku wschodniego (Armenia, Gruzja, Rosja, Białoruś, Ukraina, Mołdawia) pracowników z Ukrainy możemy zatrudnić na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy wydawanego przez Powiatowy Urząd Pracy (właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy). Na podstawie tego oświadczenia pracownik może świadczyć pracę przez 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Jest to też  dokument, który pozwala naszemu kandydatowi na wyrobienie wizy w konsulacie RP na Ukrainie. Ale po kolei.

Przeszliśmy przez proces rekrutacji, wybraliśmy kandydata i zdecydowaliśmy się na jego zatrudnienie. Kolejnym krokiem jaki musimy wykonać jest zgłoszenie zamiaru powierzenia pracy pracownikowi ze wschodu do PUP. W zgłoszeniu należy uwzględnić miejsce wykonywania pracy, przewidywany początek umowy oraz okres jej trwania (nie dłuższy niż ustawowe 6 miesięcy), a także stawkę wynagrodzenia, rodzaj umowy i wymiar etatu. Na wydanie oświadczenia urząd ma 7 dni roboczych. Po otrzymaniu dokumentu powinniśmy oryginał dokumentu wysłać do kandydata na Ukrainę. Jest on niezbędny do wyrobienia wizy pozwalającej na pobyt i pracę w Polsce.

Zatrudnienie pracownika z Ukrainy

Kandydat otrzymał wszystkie wymagane dokumenty i przyjechał do Polski. Kolejnym krokiem jest skierowanie pracownika na niezbędne badania oraz podpisanie umowy. Ważne! Umowa powinna być przygotowana w języku zrozumiałym dla kandydata. Jeśli nasz pracownik nie mówi w języku polskim umowę należy przygotować np. po ukraińsku czy rosyjsku lub w formacie dwujęzycznym. Po podpisaniu umowy, w pierwszym dniu pracy, pracodawca jest zobowiązany zgłosić do Powiatowego Urzędu Pracy fakt rozpoczęcia zatrudnienia przez pracownika z Ukrainy.

Zatrudniając pracowników ze wschodu należy także pamiętać o zapewnieniu im pomocy w organizacji podstawowych kwestii bytowych. Warto wcześniej zadbać o zakwaterowanie dla pracowników, przygotować informacje, w języku zrozumiałym dla kandydatów, dotyczące badań lekarskich czy transportu do pracy.

W rekrutacji i zatrudnieniu pracowników ze wschodu oraz w kwestiach związanych z legalizacją pobytu i pracy, organizacją zakwaterowania i onbordingu warto skorzystać z usług wyspecjalizowanej agencji pracy tymczasowej. Wybierając odpowiedniego partnera biznesowego zaoszczędzimy czas i pieniądze, które musielibyśmy przeznaczyć np. na prowadzenie rekrutacji czy stworzenie nowego etatu w dziale HR.

Najczęściej zadawane pytania:

1. Ilu pracowników możecie zrekrutować w ciągu tygodnia?

Rekrutujemy nawet 50 pracowników z zagranicy każdego tygodnia.

2. Z jakim wyprzedzeniem trzeba zamawiać pracowników z Ukrainy?

Od 2 do 4 tygodni w przypadku nowych projektów (rozpoczęcia współpracy). Kolejne zamówienia często realizowane są ad-hoc – dla większości klientów prowadzimy bazę pracowników na tzw. standby – pracownicy są już w Polsce, posiadają aktualne dokumenty, więc mogą rozpocząć pracę nawet następnego dnia.

3. Czy tłumaczycie dokumenty dla pracowników?

Pracownicy otrzymują informację o warunkach zatrudnienia oraz umowy o pracę/zlecenie dwujęzyczne – w języku polskim i ukraińskim. Mają także do dyspozycji ukraińskojęzycznego opiekuna, która chętnie odpowie na ich pytania. Nasz tłumacz wspiera pracowników w czasie szkolenie BHP czy stanowiskowych. Na życzenie klienta możemy także zlecić do przetłumaczenia inne dokumenty, związane z zatrudnieniem pracowników z Ukrainy.

4. Kto zapewnia zakwaterowanie/transport pracownikom z Ukrainy?

Zakwaterowanie, transport, zakup odzieży roboczej może być zarówno po stronie AB OVO Solutions,  jak i klienta. Wszystkie szczegóły każdorazowo uzgadniamy przed rozpoczęciem współpracy.

5. Jaki jest średni czas pracy w Polsce Waszych pracowników?

60% naszych pracowników decyduje się na bezpłatne przedłużanie dokumentów legalizujących pobyt i pracę na terenie Polski, oznacza to, że nie muszą oni wyjeżdżać z kraju po upływie ważności pierwszych dokumentów

6. Jakie są koszty wynajęcia pracowników z Ukrainy?

Koszt leasingu pracowników z Ukrainy jest dokładnie taki sam jak pracowników z Polski. W przypadku pracowników z zagranicy pracodawcy coraz częściej decydują się na całościowe lub częściowe pokrycie kosztów zakwaterowania cudzoziemców, jednakże biorąc pod uwagę motywację, zaangażowanie pracowników z Ukrainy, a także częsty brak pracowników z Polski na lokalnym rynku pracy okazuje się, że jest to rozwiązanie nie tylko tańsze, ale i bardziej efektywne.

7. W jakich branżach zatrudniacie pracowników?

Najczęściej pracownicy z Ukrainy są zatrudniani do prac na produkcji i w logistyce, również na stanowiskach operatorów wózków widłowych z UDT. Coraz częściej, dzięki małej barierze językowej, zatrudniamy także pracowników w sklepach i obsłudze klienta.